Médecins : 4 façons de gérer votre facturation médicale avec la RAMQ

Si vous faites partie des médecins qui doivent facturer la Régie de l'assurance maladie du Québec (RAMQ), vous gagnez à bien connaître les options qui s’offrent à vous afin de pouvoir choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins. Afin de vous aider à faire un choix éclairé, PetalMD a regroupé une définition détaillée de chacune des quatre options disponibles, soit :

1. Gérer vous-même votre facturation à l’aide d’une solution informatisée

2. Envoyer manuellement vos demandes de paiement à une agence de facturation

3. Confier votre facturation au secrétariat de votre département ou de votre clinique

4. Jumeler l’utilisation d’une solution informatisée aux services d’experts en facturation médicale

1. Gérer vous-même votre facturation avec une solution informatisée

À l’ère des technologies numériques, plusieurs médecins choisissent de gérer eux-mêmes leur facturation à l’aide d’un logiciel spécialisé. En choisissant cette option, vous êtes toutefois responsable de transmettre vous-même vos demandes de paiement à la RAMQ et d’assurer la gestion des suivis directement avec la Régie. Par exemple, si vous êtes confronté à un refus de paiement, vous devez trouver et corriger l’erreur vous-même.

Il est important de savoir que les logiciels de facturation disponibles sur le marché ne s’équivalent pas tous, notamment au niveau des fonctionnalités offertes. En les comparant, vous constaterez rapidement qu’il existe des différences majeures d’un système à l’autre. Si vous optez pour cette option de facturation, il est primordial de vous assurer que le système choisi répond à vos besoins et de ne pas miser uniquement sur le prix. Par exemple, certains logiciels ne soulèvent pas les erreurs de saisie et ne tiennent pas compte des différences de facturation entre un service rendu dans un établissement gouvernemental versus un cabinet privé.

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2. Envoyer manuellement vos demandes de paiement à une agence de facturation

Si vous choisissez de faire affaire avec une agence de facturation conventionnelle, vous devrez saisir vos actes à la main, sur papier (castonguettes), puis transmettre physiquement ces documents à votre agence de facturation. La personne responsable de votre dossier devra ensuite saisir les informations à nouveau dans un système informatique et transmettre le tout à la RAMQ. Elle s’occupera également de la gestion de vos états de compte, de la vérification des montants facturés versus les montants payés, etc. Si vous choisissez cette option, il importe de sélectionner adéquatement l’agence de facturation qui s’occupera de votre dossier, puisqu’elle sera en grande partie responsable de l’exactitude de votre rémunération.

Voici quelques questions à vous poser lors du choix d’une agence de facturation :

• Le personnel de l’agence est-il expérimenté en facturation médicale pour votre discipline?
  
  Assurez-vous de sélectionner une agence qui dispose d’employés possédant une bonne expérience de votre spécialité médicale, puisque ces derniers auront une connaissance approfondie de toutes les subtilités de facturation spécifiques à votre discipline. Ils seront donc en mesure de vous assurer une rémunération optimale et conforme à ce que vous avez droit.
  
  
• Le logiciel utilisé par l’agence comporte-t-il un système de validation automatique?
  
  La double-saisie des informations (qui sont d’abord saisies sur papier par le médecin, puis de nouveau par l’agence dans un logiciel) implique un risque d’erreurs de retranscription. C’est pourquoi il est pertinent de vérifier si l’outil numérique utilisé par l’agence comporte un système de validation automatique des erreurs qui permettra de valider au fur et à mesure les informations saisies.
  
  
• L’agence vous offre-t-elle un portail Web pour accéder à vos informations?
  
  Certaines agences offrent aux médecins de pouvoir accéder à une interface sécurisée Web et/ou mobile leur permettant de consulter leur historique de paiement, leurs états de compte, les éléments facturés, les montants attendus, etc.

3. Confier votre facturation au secrétariat de votre département ou de votre clinique

Certains établissements de santé offrent la possibilité aux médecins de bénéficier des services de facturation médicale offerts à l’interne, c’est-à-dire effectués par le personnel administratif de l’établissement. Il s’agit d’une option souvent très abordable, mais qui comporte également quelques risques.

Tout d’abord, il est important de garder en tête que la facturation RAMQ est un univers complexe qui diverge beaucoup d’une spécialité médicale à l’autre. Des personnes hautement compétentes dans leurs tâches administratives habituelles ne possèdent pas forcément toutes les connaissances requises en facturation médicale pour assurer une conformité avec les normes de la RAMQ, ou encore pour garantir une optimisation de vos revenus en fonction de vos actes médicaux et ententes collectives.

Avant de choisir cette option, nous vous encourageons à lire attentivement votre contrat de travail et à négocier. N’oubliez pas que nul ne peut vous obliger à confier votre facturation à un membre du personnel de l’établissement de santé où vous pratiquez.

4. Jumeler l’utilisation d’une solution informatisée aux services d’experts en facturation médicale

De plus en plus populaire auprès des médecins, cette option de facturation représente un service hybride entre la prise en charge de la facturation par les conseillers d’une agence et la gestion autonome. Le médecin saisit d’abord ses actes dans un logiciel spécialisé plutôt que sur du papier, puis tout le reste est pris en charge par l’agence. Une équipe de conseillers spécialisés en facturation RAMQ s’occupe ensuite de vérifier la conformité des informations saisies par le médecin et d’analyser en détail les demandes de paiement avant leur envoi à la RAMQ.

Quelques agences de facturation offrent ce type de service hybride au Québec. Informez-vous, car cette option comporte plusieurs avantages :

• Réduction des risques d’erreurs de retranscription, puisque les informations sont saisies une seule fois
• Aucun déplacement nécessaire pour transporter physiquement les documents papier jusqu’à l’agence de facturation
• Réduction des risques de perte ou d’égarement des documents papier confidentiels
• Moins de gestion administrative pour le médecin ainsi qu’un gain de temps lors de la saisie des données
  
  

Nouveaux médecins : quelle option choisir?

Pour les nouveaux médecins, la facturation RAMQ apparaît généralement comme un monde extrêmement complexe. Pour cette raison, certains nouveaux patrons optent souvent pour la même option de facturation que leurs collègues, croyant à tort que toutes les agences de facturation s’équivalent et qu’il sera plus simple de procéder ainsi. Or, les besoins varient grandement d’un médecin à l’autre, et d’une spécialité médicale à l’autre.

En début de pratique, il est préférable d’être bien épaulé en matière de facturation médicale. Cela vous évitera bien des casse-têtes et, surtout, des complications telles que des refus de paiement ou des pertes de revenu. Quel que soit votre choix pour facturer la RAMQ, n’oubliez pas que vous pourrez changer en cours de carrière pour une option mieux adaptée à vos nouveaux besoins et vos nouvelles connaissances.