Conditions d’utilisation

Dernière mise à jour : mars 2023

Ces conditions d’utilisation (les « Conditions ») sont conclues entre nous, Zone3W inc., faisant affaire sous la dénomination « Xacte », et l’utilisateur des Services, soit par le biais de l’App ou de la Plateforme Web (l’« Utilisateur », « vous », « votre »). Les Conditions régissent votre utilisation des Services (tels que définis ci-dessous), et constituent une entente légale entre nous et vous. Veuillez lire ces Conditions attentivement.

Ces Conditions entrent en vigueur dès votre acceptation, y compris lorsque vous téléchargez l’App, et restent en vigueur jusqu’à leur résiliation par l’une ou l’autre des parties conformément à ces Conditions (la « Durée des Services »).

1. TERMES DÉFINIS

Dans les présentes Conditions, les termes qui ne sont pas définis ailleurs dans ces Conditions ont le sens qui leur est attribué ci-dessous:

« App » désigne l’application mobile que Xacte vous permet de télécharger via l’App Store d’Apple, le Playstore de Google ou une autre plateforme définie, afin de vous offrir les Services.

« Client » désigne l’entité ou la personne qui permet à l’Utilisateur d’accéder aux Services, qu’elle soit une agence de facturation, un professionnel de la santé, un établissement de santé, ou autre.

« Contrat de services » désigne le Contrat de services conclu entre Xacte et un Client pour la fourniture des Services et suivant lequel l’Utilisateur obtient l’accès aux Services.

« Identifiants de connexion » désigne les noms d’utilisateur, le mot de passe et les questions de sécurité ou les autres informations requises pour accéder aux Services.

« Mode de rémunération » désigne le mode de rémunération pour les soins reçus, notamment la rémunération à l’acte, mixte, administrative ou différente.

« Plateforme Web » désigne l’application Web permettant aux Utilisateurs d’accéder à des espaces sécurisés pour procéder à leur facturation, obtenir des rapports ou autrement utiliser les Services, tels qu’accessibles par le biais d’un navigateur Web.

« RAMQ » désigne la Régie de l’assurance maladie du Québec.

« Services » désigne la gestion de la facturation médicale, la Plateforme Web, l’App, les services d’hébergement et de soutien technique, le tout tel que décrit dans une Offre de services. Les Services permettent notamment la saisie des codes de façon électronique afin d’assurer la rémunération des professionnels de la santé.

« Services tiers » désigne tout produit, service, application, technologie et logiciel qui n’est pas inclus dans les Services. Les Services tiers incluent ceux qui sont intégrés par le biais d’une interface de programmation, notamment les bases de données médicales tierces.

« Société affiliée » désigne toute entité qui détient plus de la moitié du capital social d’une des parties aux présentes Conditions, ainsi que toute entité dans laquelle cette entité détient plus de la moitié du capital social.

2. LANGUE ET ACCESSIBILITÉ

Vous comprenez que les Services sont actuellement offerts en français, et peuvent ne pas être offerts dans toute autre langue, y compris l’anglais. Les Services sont offerts dans la province du Québec, Canada. Nous nous réservons le droit de modifier les Services à notre gré, notamment les fonctionnalités, caractéristiques, le contenu ou les informations relatifs aux Services. Sauf tel que prévu dans le Contrat de services, nous ne faisons aucune représentation ou garantie aux Utilisateurs quant à la disponibilité des Services, incluant de la Plateforme Web.

3. CRÉATION D'UN COMPTE ET MESURES DE SÉCURITÉ

Création du compte. Afin d’accéder aux Services, vous devrez utiliser le compte créé par Xacte. Vous déclarez et garantissez que les renseignements que vous nous fournissez à cet effet sont exacts et à jour. Il vous appartient de modifier vos renseignements dans votre compte afin de vous assurer qu’ils soient à jour. Nous ne serons pas responsables si vous ne recevez pas d’avis important parce que vos renseignements de contacts ne sont pas à jour.

Vous comprenez que toutes les alertes et correspondances nécessaires à l’utilisation des Services seront acheminées par courriel. Il vous appartient de maintenir votre adresse courriel à jour et de vous connecter par le biais de l’App ou de la Plateforme Web de temps à autre afin de valider les alertes et toute correspondance relatives à la rémunération des professionnels.

Confidentialité de vos Identifiants de connexion. Vous êtes responsable de la confidentialité de vos Identifiants de connexion et vous ne devez pas les divulguer à quiconque. Nous ne serons pas responsables des dommages ou des pertes qui pourraient résulter de la communication ou de la perte de vos Identifiants de connexion, notamment à la suite d’un incident de confidentialité, d’un accès non autorisé à votre compte ou d’un vol de données.

Actions posées sur votre compte. Vous êtes responsable des actions posées sur votre compte, y compris celles posées par vos mandataires et délégués. Vous nous autorisez à accepter et vous acceptez d’être responsable de toute instruction que vous avez donnée ou qui est censée être donnée par vous au moyen de vos Identifiants de connexion. Toute instruction aura le même effet juridique que s’il s’agissait d’une instruction écrite et signée par vous.

4. UTILISATION DES SERVICES

À faire. Lorsque vous utilisez les Services, vous comprenez que vous êtes seul responsable :

• de vous conformer au processus de rémunération autorisé par la RAMQ, et aux autres lois applicables à la rémunération des professionnels, notamment quant aux délais de soumission des demandes de rémunération;
• de déclarer les renseignements appropriés et véridiques relatifs à la rémunération des professionnels, y compris de faire les choix appropriés quant à la saisie du Mode de rémunération, des actes et éléments de contexte, du lieu de dispensation, du numéro d’assurance maladie du patient ou de tout autre renseignement nécessaire à la rémunération ou à la prestation des Services;
• d’obtenir les consentements nécessaires, le cas échéant, afin de permettre à Xacte de recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels comme prévu dans les présentes.

Vous garantissez que vous utiliserez les Services conformément aux présentes Conditions et aux lois applicables.

Vous comprenez que vous êtes responsable de l’exactitude de tout renseignement communiqué dans le cadre des Services, notamment aux fins de la rémunération des professionnels. Vous êtes également responsable de la conservation de vos dossiers, y compris tout document nécessaire à des fins fiscales ou qui doit être conservé pour vous conformer aux lois applicables, ou pour permettre aux professionnels de la santé de se conformer aux lois applicables. Vous comprenez que les Services ne sont pas conçus afin de conserver des archives médicales, et que nous ne garantissons pas la disponibilité des Services. Il vous appartient d’extraire l’information pertinente à vos dossiers et d’en faire des copies selon vos méthodes habituelles, et suivant les lois applicables. Nous pouvons supprimer tous vos dossiers lorsque votre compte est désactivé. Vous devez extraire tous les documents et les renseignements personnels avant de désactiver votre compte.

Ne pas faire. Lorsque vous utilisez nos Services, vous acceptez de ne pas :

• accéder aux Services à des fins illégales, malveillantes, diffamatoires, harcelantes ou frauduleuses, y compris en usurpant l’identité d’une personne ;
• fournir des informations fausses, inexactes, trompeuses ou incomplètes ;
• usurper l’identité d’un autre individu, y compris un professionnel de la santé, ou encore faire de fausses réclamations ou toute autre fraude auprès de la RAMQ par le biais des Services ;
• interférer avec les fonctionnalités des Services liées à la sécurité, y compris en désactivant ou en contournant les fonctionnalités qui empêchent ou limitent l’utilisation ou la copie de tout contenu ou en effectuant une ingénierie inverse ou en tentant de découvrir le code source de toute partie des Services, sauf dans la mesure où cette activité est expressément autorisée par la loi applicable ;
• utiliser un robot ou tout autre dispositif d’indexation, de grattage de données, de partage d’écran ou d’enregistrement d’écran ou de liaison de données lors de l’utilisation de l’App ou de l’accès aux Services ;
• interférer avec le fonctionnement des Services, y compris a) en téléversant ou en diffusant de toute autre manière un virus, un logiciel publicitaire, un logiciel espion, un ver ou tout autre code malveillant  ; b) en faisant une offre ou une publicité non sollicitée à un autre utilisateur des Services ; c) en collectant des renseignements personnels sur un autre utilisateur ou un tiers sans y être autorisé par les lois applicables ;
• partager votre compte ou donner accès à vos Identifiants de connexion à un utilisateur non autorisé ;
• vendre ou autrement transférer l’accès aux Services qui vous est accordé en vertu des présentes Conditions, sauf si cela est autorisé par Xacte ; ou
• tenter de poser l’un des gestes précédents, aider ou permettre à toute personne de poser l’un des gestes précédents.

Xacte se réserve le droit de suspendre l’accès aux Services de tout utilisateur qui contrevient à l’une ou l’autre des règles énoncées à cette section. Vous acceptez d’indemniser Xacte et toute Société affiliée, y compris leurs actionnaires, administrateurs, dirigeants, employés, mandataires et autres représentants, à l’égard de toute réclamation ou toute dépense engagée résultant de votre utilisation des Services en violation de cette section.

5. RENSEIGNEMENTS DE SANTÉ

Renseignements de santé. Afin de vous fournir les Services, notamment afin de vous permettre de procéder à la rémunération des professionnels selon les lois applicables, nous traitons les renseignements de santé des patients qui nous sont communiqués. Nous n’utilisons ces renseignements de santé qu’aux fins de rendre les Services. Nous veillons à préserver la confidentialité des renseignements de santé qui nous sont confiés, et ceux-ci ne sont d’aucune façon vendus. Pour plus d’informations sur la façon dont nous traitons les renseignements de santé ainsi que par rapport aux les renseignements personnels vous concernant, veuillez consulter notre Politique de confidentialité.

Vous déclarez et garantissez que vous disposez de toutes les autorisations, tous consentements ou les droits nécessaires, le cas échéant, pour nous permettre de traiter les renseignements de santé que vous nous communiquez dans le cadre de nos Services. Vous acceptez de nous indemniser à l’égard de toute réclamation d’une tierce partie résultant de notre traitement de renseignements de santé et résultant d’une violation de cette garantie. Le cas échéant, vous êtes responsable de maintenir une politique de confidentialité appropriée afin d’informer vos patients du traitement de leurs renseignements de santé.

6. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

Notre seule responsabilité à l’égard des Services est prévue au Contrat de services. Nous n’avons pas de responsabilité directement à votre égard, sauf dans les limites requises par la loi. Vous renoncez à toute action collective à notre égard et vous comprenez que seul le Client peut exercer un recours à notre égard, selon les modalités du Contrat de services. Si vous êtes un professionnel pratiquant seul, le Contrat de services s’applique également à vous, et vos recours se trouvent dans le Contrat de services.

Nous, y compris nos Sociétés affiliées, employés, dirigeants ou administrateurs, ne serons en aucun cas responsables des pertes ou des dommages que vous subissez et qui résultent d’un ou plusieurs des éléments suivants :

• votre manquement à l’une de vos obligations en vertu des présentes Conditions, ou votre manquement à toute instruction que nous pouvons vous fournir de temps à autre en rapport avec les Services ;
• votre défaut de soumettre vos demandes de rémunération à la RAMQ dans les délais impartis par les lois applicables ;
• la faute ou l’omission d’un tiers, y compris la RAMQ (et aucun de ces tiers ne sera considéré comme agissant en tant que mandataire) ;
• la faute, l’erreur, l’omission, l’inexactitude ou d’autres inconvénients liés aux Services tiers ou à tout renseignement que vous nous avez fourni ;
• votre accès aux Services tiers, y compris, sans s’y limiter, tout retard ou toute incapacité à accéder aux Services tiers.

Ni vous ni nous ne contesterons la validité ou le caractère exécutoire des présentes Conditions et de tout document connexe parce qu’ils ont été acceptés ou signés sous forme électronique.

7. CONDITIONS MINIMALES D'APPLE

Si vous téléchargez l’App via l’App Store d’Apple, vous acceptez d’être lié par les modalités suivantes, en plus des Conditions qui précèdent :

Reconnaissance. Ces présentes Conditions sont conclues entre vous et nous, et non avec Apple. Nous sommes responsables de l’App et de son contenu. En cas de contradiction entre les présentes Conditions et les Conditions générales d’Apple Media Services, ces dernières auront préséance.

Soutien et maintenance. Apple n’a aucune obligation, quelle qu’elle soit, de fournir des services de maintenance et de soutien concernant l’App.

Garanties applicables. En cas de non-conformité de l’App à toute garantie applicable, vous pouvez informer Apple, et Apple vous remboursera le prix d’achat de l’App, le cas échéant ; et, dans la mesure permise par la loi applicable, Apple n’aura aucune autre obligation de garantie que ce soit en ce qui concerne l’App, et toute autre réclamation, perte, responsabilité, dommage ou dépense attribuables à un défaut de conformité à toute garantie sera de notre responsabilité.

Exclusion de la responsabilité d’Apple. Nous nous chargerons du traitement de toute réclamation ou toute plainte que vous nous soumettrez concernant l’App ou votre possession ou votre utilisation de celle-ci, y compris, mais sans s’y limiter : a) les réclamations relatives à la responsabilité du fait des produits ; b) toute réclamation selon laquelle l’App ne serait pas conforme à une exigence légale ou réglementaire applicable ; et c) les réclamations découlant de la protection des consommateurs, de la protection des renseignements personnels ou d’une législation similaire. Nous ne limitons pas notre responsabilité au-delà de ce qui est permis par la loi applicable.

Réclamation en propriété intellectuelle. Nous serons responsables de l’enquête, de la défense, du règlement et de la quittance relatifs à toute réclamation alléguant la violation d’un droit de propriété intellectuelle.

Déclaration de l’utilisateur. Vous déclarez et garantissez a) vous n’êtes pas situé dans un pays soumis à un embargo du gouvernement des États-Unis, ou qui a été désigné par le gouvernement des États-Unis comme un pays « soutenant le terrorisme » ; et b) vous ne figurez sur aucune liste de parties interdites ou restreintes
par le gouvernement des États-Unis.

Modalités des fournisseurs tiers. Vous acceptez de vous conformer aux modalités et conditions de fournisseurs tiers lorsque vous utilisez l’App. Par exemple, vous vous engagez à respecter les modalités et conditions de votre fournisseur de données sans fil lorsque vous utilisez notre App.

Tiers bénéficiaire. Nous et vous acceptons et reconnaissons qu’Apple et les filiales d’Apple sont des tiers bénéficiaires des présentes Conditions. Dès que vous acceptez les présentes Conditions, Apple aura le droit (et sera réputé avoir accepté) d’appliquer les présentes Conditions à votre égard en tant que tiers bénéficiaire.

8. RÉSILIATION ET SUSPENSION

Résiliation ou suspension par nous. Nous pouvons suspendre votre accès aux Services ou résilier la totalité ou une partie des présentes Conditions selon les modalités prévues au Contrat de services. Nous ne serons pas responsables de toute perte ou tout inconvénient pouvant résulter d’une telle suspension ou résiliation.

Les présentes Conditions sont automatiquement résiliées lors de la désactivation de votre compte. Votre compte sera automatiquement supprimé lors de la résiliation ou de l’expiration du Contrat de services.

Les articles de ces Conditions qui, de par leur nature, doivent survivre à la résiliation ou à l’expiration de ces Conditions demeureront en vigueur, notamment toute limitation ou exclusion de responsabilité.

9. MODIFICATIONS

Modifications aux Services. Sous réserve du Contrat de services, vous comprenez que nous pouvons modifier les Services à notre seule discrétion, notamment afin d’ajouter ou supprimer des fonctionnalités. Nos modifications n’auront pas pour effet de modifier la sécurité des renseignements de santé de façon importante ou préjudiciable.

Modifications aux Conditions. Sous réserve du Contrat de services, vous comprenez que nous pouvons modifier ces Conditions à tout moment, moyennant un avis écrit. Si vous continuez d’utiliser les Services après cet avis, vous consentez à nos modifications des Conditions. La dernière date de mise à jour des Conditions se trouve ci-dessus.

10. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Pour la Durée des Services, et suivant les modalités du Contrat de services, nous vous octroyons une licence limitée, révocable, non exclusive, sans droit de sous-licence, afin d’installer, d’utiliser et d’accéder aux Services, y compris l’App, le tout sous réserve des présentes Conditions. Vous comprenez que vous ne pouvez distribuer, vendre, faire de l’ingénierie inverse, divulguer à des tiers ou autrement commercialiser l’App, ou toute autre partie des Services.

Nous conservons à tout moment tous les droits de propriété — y compris, sans limitation, les droits d’auteur — relatifs à nos Services, y compris la technologie afférente, notamment l’App et la Plateforme Web.

Sauf indication contraire, les marques et les logos, ainsi que toutes les œuvres, y compris les textes, les images, les illustrations, les logiciels, les codes HTML, les clips audio et les vidéos apparaissant sur les Services nous appartiennent, ou appartiennent à nos concédants de licence. Ceux-ci ne peuvent être reproduits, republiés, téléchargés, postés, transmis, distribués ou modifiés, en tout ou en partie, sous quelque forme que ce soit, sans notre autorisation écrite expresse, sauf pour un usage personnel et non commercial, y compris la visualisation, l’impression ou l’archivage de copies électroniques de vos activités sur l’App, conformément aux présentes Conditions et selon nos instructions. Rien dans les présentes Conditions ou sur l’App ne doit être interprété comme conférant un droit d’utiliser nos œuvres, nos marques de commerce ou nos logos d’une autre manière, ou ceux de toute Société affiliée.

Certaines fonctionnalités peuvent être sujettes à des modalités, conditions, instructions ou limitations additionnelles.

11. CONTACT

Nous pouvons vous contacter pour vous souhaiter la bienvenue, vous expliquer l’étendue de nos Services, vous fournir une formation à cet égard et configurer votre compte. Vous pouvez également recevoir des mises à jour par courriel. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment et consulter notre Politique de confidentialité pour plus d’information.

Pour toute question relative aux présentes Conditions, vous pouvez nous contacter par courriel à privacy@petalmd.com ou par courrier :
350, boul. Charest Est, 3 e  étage
Québec (QC) G1K 3H5

Nous vous contacterons et vous enverrons des avis en utilisant les informations que vous fournissez dans le cadre des Services. Sauf dans les cas prévus ci-dessus dans la section Modifications des présentes Conditions, le courrier électronique est notre principale méthode de communication.

12. DROIT APPLICABLE

Les présentes Conditions sont régies par les lois de la province du Québec et par les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent. Les tribunaux de la province du Québec auront compétence exclusive pour trancher tout différend découlant des présentes Conditions.

13. DIVISIBILITÉ ET CESSION

Divisibilité. Si une disposition des présentes Conditions est jugée invalide ou inapplicable, cela n’affectera pas la validité ou l’applicabilité des autres dispositions des présentes Conditions. Le fait que nous n’imposions pas la stricte exécution de toute disposition des présentes Conditions ne signifie pas que nous avons renoncé à une disposition ou à un droit.

Cession. Nous pouvons céder ou transférer ces Conditions avec ou sans préavis. Vous ne pouvez pas céder ou transférer ces Conditions ou l’une des obligations ou l’un des droits en vertu de ces Conditions à toute autre personne.

Sans limiter la généralité de ce qui précède, nous avons le droit, à tout moment, de céder tout ou partie de nos droits et obligations en vertu des présentes Conditions à une Société affiliée. Les Services peuvent alors être fournis par la Société affiliée à laquelle nous cédons les présentes Conditions.