3 différences majeures entre la facturation RAMQ numérique vs papier

Nous estimons que plus de 50 % des médecins du Québec saisissent encore leurs actes sur papier avant de les transmettre physiquement à leur agence de facturation, pas étonnant puisque cette méthode était celle privilégiée pendant bon nombre d’années. Toutefois, les logiciels gagnent du terrain rapidement puisqu’ils permettent aux médecins de saisir leurs demandes à même une solution numérique qui compile et valide instantanément les données.

Bien que les fonctionnalités diffèrent d’un système de facturation à l’autre, il existe 3 différences majeures entre la facturation médicale numérique versus papier (traditionnelle).

1. Saisie des demandes de paiement

Si vous choisissez de faire affaire avec une agence de facturation conventionnelle, vous devrez saisir vos actes à la main, sur papier (castonguettes), puis transmettre physiquement ces documents à votre agence de facturation. La personne responsable de votre dossier devra ensuite retranscrire manuellement les informations dans un logiciel de facturation et transmettre le tout à la RAMQ. Il s’agit d’une étape supplémentaire qui ajoute un délai et un fardeau administratif au processus de facturation déjà complexe, pouvant occasionner des erreurs de retranscription.

Avec la facturation numérique, il n’est plus nécessaire de produire une facturation sur papier, puis de tout retranscrire dans une solution informatique. En effet, la soumission des demandes ne se fait qu’une seule fois, directement dans le logiciel. 

« Plus les médecins utiliseront des solutions numériques pour leur facturation médicale, moins ils seront confrontés à des erreurs de saisie qui génèrent des allers et retours avec la RAMQ. Cela se traduit en un gain de temps à la fois pour les médecins, pour le personnel des agences de facturation et pour la RAMQ. Tout le monde y gagne! », explique notre PDG, Patrice Gilbert.

Évidemment, moins il y a de retranscription, plus on évite les erreurs. Les solutions numériques de facturation médicale permettent donc une meilleure exactitude des demandes de facturation auprès de la RAMQ ainsi qu’un gain de temps.

Il faut aussi mentionner que la facturation papier occasionne un risque de perte ou d’égarement des documents papier confidentiels, ce qui n’est pas le cas avec la facturation numérique. 

2. Validation et stockage des données

Une autre importante différence entre le mode de facturation traditionnel et numérique est la validation automatique des données saisies, ce qui élimine les risques d’erreurs. Certains logiciels de facturation médicale utilisent des fonctionnalités intelligentes afin d’identifier les erreurs en temps réel. Vous éliminez ainsi les refus de paiement et les pertes de temps dues à la correction de factures.

Par exemple, la solution Xacte analyse et vous signale plusieurs erreurs au fur et à mesure que vous faites la saisie, par exemple la validité d'un NAM, de codes erronés, inexistants ou inadmissibles à cause des délais, de diagnostics non éligibles, d’éléments de contexte, etc. Par conséquent, plus de 99 % des demandes de paiement envoyées via la solution Xacte sont conformes aux normes de la RAMQ.

De plus, le logiciel de facturation RAMQ affiche des indices visuels afin de vous proposer des alternatives possibles. Par exemple, pour certaines disciplines et lorsque la validation est activée, si vous saisissez une visite dans Xacte, mais que le délai pour facturer une autre visite plus avantageuse est dépassé, le logiciel vous l’indiquera. Le choix revient toujours au médecin; il doit s’assurer que la visite au patient correspond bien à la définition et que les notes au dossier sont en conséquence. Dans le cas contraire, c’est-à-dire si vous facturez une visite à l'intérieur du délai, le logiciel indiquera une erreur en précisant la règle qui n'est pas respectée.

Voir aussi : Choisir son logiciel de facturation RAMQ : 6 questions à poser

Certains logiciels de facturation, dont Xacte, permettent d’enregistrer et d’archiver les demandes de paiement et les documents fiscaux dans un environnement infonuagique sécurisé, ce qui facilite l'accès à l'historique de facturation de chaque médecin.

En choisissant de travailler avec une agence de facturation traditionnelle, la validation des données se fait par la personne responsable de votre dossier. Elle s’occupera également de la gestion de vos états de compte, de la vérification des montants refusés, etc. Si vous choisissez cette option, il importe de sélectionner adéquatement l’agence de facturation qui s’occupera de votre dossier puisqu’elle sera en grande partie responsable de l’exactitude de votre rémunération. 

3. Affichage et réception des montants recevables

En choisissant la facturation papier, il vous est impossible de connaître le montant total auquel vous avez droit avant que l’agence de facturation envoie vos demandes de paiement à la RAMQ et parfois même avant de recevoir le paiement. De plus, puisque les demandes de paiement n’ont pas fait l’objet de nombreuses validations avant d’être envoyées à l’agence, il est fort à parier que ce que vous avez saisi sur vos cartons ne soit pas les actes réellement facturés et payés.

En utilisant un outil qui calcule et affiche en temps réel les revenus correspondant à chacune de vos demandes de paiement, vous avez ainsi un aperçu du montant à recevoir directement à la saisie pour chacune des demandes avant même de transmettre votre facturation à la RAMQ. Vous obtenez une meilleure représentation et compréhension de votre facturation.

Passer de la facturation papier à la facturation numérique

Si vous utilisez la facturation papier depuis des années, changer votre façon de faire et passer à une solution numérique peut vous rendre nerveux. Les médecins qui l’ont fait reconnaissent qu’il peut y avoir une courte période d’adaptation, mais demeurent pleinement satisfaits de leur choix puisqu’ils passent maintenant moins de temps sur leur facturation et ont une meilleure gestion de leurs revenus.